Portable Document Format
El Formato de Documento Portátil o PDF, es un formato de almacenamiento para documentos digitales multiplataforma y multidispositivo, y de tipo compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto). Lo creó Abobe en 1991 pero no fue lanzado como estándar abierto hasta 2008.
Su principal característica, por la que es tan famoso y usado, es porque puede alojar desde sólo imagen, texto o dibujo vectorial, hasta hipervínculos, formularios, e incluso firmas digitales.
Aquí la página de Adobe, que explica qué es el PDF, cómo se debe exportar y de qué va cada apartado.
Acrobat
Adobe Acrobat es el programa que lee los documentos PDF. Tenemos la versión gratuita Acrobat Reader, y la de pago Acrobat Professional. La principal diferencia entre ambas, es que Reader sirve para visualizar los archivos y algunas opciones más, pero en esencia no edita los documentos PDF. Mientras que con Acrobat Professional sí, podemos editarlos, organizar páginas, hacer una vista previa de la impresión, etc.
PDFx
Para nosotros, el PDF es la solución a muchos años de incompatibilidades en las artes gráficas. Este formato soluciona los problemas que había con el PostScript, y Adobe ha ido mejorándolo hasta conseguir ser el líder indiscutible en el proceso final de preimpresión.
Pero hay que saber que un PDF puede generarse de muchas maneras distintas y que nos pueden llevar a errores en la impresión.
Por suerte, Adobe ha desarrollado un tipo de PDF específico para artes gráficas: el PDFx.
El formato PDFx es el formato estándar para la impresión sobre papel (y otros formatos). Es un formato que está pensado para reproducir sobre los diferentes soportes y toda la información que contiene es la necesaria e imprescindible.
Es un formato certificado, es decir, que cuando acaba el proceso de exportación, el archivo está certificado que va a funcionar como se espera, sin sorpresas. Si existe algún problema en la ejecución del formato nos avisará para que corrijamos los errores correspondientes.
Por otro lado, y esta es la diferencia más importante con relación al formato ‘Impresión de alta calidad’, elimina todos los elementos extra que sobran y no son necesarios para la reproducción.
Pongamos ejemplos:
En el formato ‘Impresión de alta calidad’ se incluye en el archivo todo lo que el documento contenga. Si hemos colocado una imagen a 300 ppi de resolución y la hemos reducido un 50% tenemos una imagen a 600 ppi de resolución, 300 ppi extra. Si le hemos hecho una máscara de recorte a la imagen (aunque sólo se visualice una parte) se exportará toda junto al PDF.
Pero con el PDFx esto no ocurre. La exportación eliminará la información innecesaria, reducirá las imágenes con resolución extra y eliminará todo aquello que no sea necesario para la reproducción en una imprenta, como metadatos, enlaces, vídeo, sonido… También, si se quiere, se puede iguala el color para dejar todo el documento unificado.
Ese es el motivo por el que en ocasiones un documento en ‘Alta Calidad’ ocupa mucho espacio y sin embargo, el PDFx ocupa muy poco. Se ha eliminado lo que sobra.
Variantes del PDFx
Cuando exportamos desde Illustrator o InDesign tenemos las opciones de PDFx-1, PDFx-3, PDFx-4, PDFx-5, etc. Sus diferencias a veces son mínimas, pero pueden ser fundamentales:
El PDFx-1
Es el formato básico para papel en escala de grises, CMYK y tintas directas. Es decir, que la información que trasladará será esa y solo esa. El x-2 admitía más espacios de color y la omisión intencionada de elementos, pero poco más y no trascendió.
PDFx-3
Está pensado para formatos híbridos. Por tanto, incluye información de color tanto en CMYK como en RGB, ya que en ocasiones nos interesa mantener la info original en RGB por si ese mismo documento se visualizará online o se distribuirá de forma digital.
PDFx-4
Permite todo lo anterior y además transparencias y capas de información.
PDFx-5
En este se pueden utilizar imágenes externas enlazadas en la red.
Mención aparte merece el PDFx-1a que es como el x1 normal, pero simplifica aún más el proceso, por lo que es uno de los más usados.
Exportando el PDF
Para empezar, debemos asegurarnos que nuestro documento esté bien ejecutado, teniendo bien el color y las tintas, bien los textos, y a buena resolución las imágenes en mapa de bits (si las hay). Es posible corregir todos estos errores desde Acrobat Professional pero esto es más algo que se hará en imprenta cuando el cliente manda mal el archivo. Para nosotros, debería ser una deshonra mandar mal estas cosas 🙂
- Comprobamos que los textos estén pasados a curvas (o incrustamos la tipografía si es un documento de muchas páginas como una revista o libro. Para un folleto o tarjeta con poco texto no será necesario).
- Las tintas deben estar en nuestro panel de muestras (eliminando las no usadas).
- El documento y las imágenes estarán en modo CMYK (opcional en RGB si es para impresión digital y se nos especifica expresamente).
- Por supuesto, la resolución de las imágenes de mapa de bits debe ser de 300 ppi, a no ser que el tamaño del formato del documento sea muy grande y necesitemos bajar la resolución, o el impresor nos especifique lo contrario (dependiendo del tipo de papel, es posible imprimir a menor resolución).
- Comprobamos las tintas planas (como PANTONE), los procesos especiales si los hubiera y las zonas de sobreimpresión, también si fueran necesarias (como un barniz por ejemplo).
- Vigilamos que estén todos los bordes con sangrado y que la mancha llegue a su límite, y ya podemos guardarlo.
Le damos a Guardar Como y elegimos un nombre / Formato: PDF y Guardar.
Nos aparece entonces una ventana nueva que nos pide que indiquemos las especificaciones del PDF.
De las opciones que nos aparecen en Estándar, elegimos el PDFx-1a. Es un estándar que nos simplifica todo el guardado, y nos elimina lo que no necesitamos para imprimir. Se le llama el envío «a ciegas», y está diseñado para que dé los menores errores posibles a la hora de imprimir.
Ahora vamos a cambiar el estándar de compatibilidad, y vamos a elegir el Acrobat 4 ó 6. Esta es la versión del programa que más tarde abriremos en imprenta y mandaremos ripear. Cogemos mejor el 6 porque nos va a permitir dejar el archivo sin perfil de color (aunque ahora no lo vamos a hacer) y porque es relativamente actual.
Desactivamos la la casilla de «Conservar capacidades de edición de Illustrator» ya que si queremos cambiar algo, mejor editar el .ai y guardar de nuevo en PDF.
De Generales pasamos a Compresión. Ahí nos indica qué hacer cuando hay una modificación de las imágenes, es decir, si hemos incorporado una imagen de un tamaño y la hemos escalado más pequeña o más grande, el programa aplica una compresión. Al decirle que sea en Zip estamos respetando más la imagen que con cualquier otra opción. Aquí podemos modificar las imágenes, pero lo ideal es lo que hablábamos antes, que preparemos perfectas las imágenes desde Photoshop a tamaño final y resolución óptima. Aun así, por ejemplo si ponemos que las imágenes estén en una resolución a 300ppi, todas las imágenes que estén por encima de 301 serán bajadas a 300, ya que no haría falta una resolución mayor.
En Marcas y Sangrados podemos darle varias marcas de preimpresión al documento, como marcas de corte, registro o barras de color. Esto es parte del proceso de imposición, y no será necesario ya que más tarde lo impondremos en pliego en un programa de imposición digital. Sí es muy importante que activemos la casilla del sangrado, ya que si no, el archivo se guardará sin el espacio extra que el sangrado supone. Lógicamente, si el archivo no lleva sangre, no lo activaremos.
En el ejemplo no ponen medidas al sangrado. Lo normal es 3mm por cada lado.
En Salida vemos la opción de ponerle o no perfiles de color. Por ejemplo le ponemos el estándar en Europa que es el FOGRA 39. Esto dependerá de la máquina que vaya a imprimir nuestro trabajo. Van a haber veces que mejor dejamos el perfil de color sin ninguno para que la imprenta se lo asigne después. Además es importante que queda activado «(conservar valores)», para que mantenga los valores numéricos de las cantidades de tinta que componen cada color.
En Avanzado lo dejamos por defecto, ya que no vamos a utilizar la incrustación de fuentes. Si quisiéramos, podríamos pero no lo recomiendo ya que es más sencillo y evita problemas el hecho de convertir los textos a curvas.
En Seguridad podemos activar contraseñas para proteger nuestros documentos. Es bueno por ejemplo cuando se le manda una prueba a un cliente, y queremos que nadie tenga acceso a su manipulación en ningún programa. También podemos proteger el archivo con contraseña para que nos la pida al intentar abrirlo para verlo.
Por último, en Resumen tenemos todas las opciones que hemos hecho, y si hubiera algún problema el programa nos avisaría con una alerta en el panel de Avisos.
Hacemos click en Guardar y ya tenemos nuestro PDF para mandar a máquina.
NOTA: Esta opción es un ejemplo, y no es la única ni mucho menos. Hay muchos detalles más avanzados que no vamos a comentar, pero es una opción segura para que nuestros archivos queden perfectos. Si seguimos este proceso no tendremos problemas, pero es muy importante que nos pongamos en contacto con la imprenta con la que vamos a trabajar y que ellos nos indiquen cómo quieren la generación de nuestro PDF.
Resumen
- GENERALES. En el ajuste preestablecido: PDFx 1a. Lo demás lo dejamos como está.
- COMPRESIÓN. Solo tocamos el primero, el de imágenes a color. Disminución de resolución bicúbica a 301 para imágenes de más de 300 ppp. Compresión: ZIP. El resto no nos interesa si no tenemos imágenes en escala de grises y monocromas.
- MARCAS Y SANGRADOS. No activamos nada de Marcas, pero sí el Sangrado: Usar ajustes de sangrado de documento (os aparecerá por defecto 3mm en cada casilla si lo habéis hecho bien).
- SALIDA. Convertir a destino (conservar valores). Destino: CMYK FOGRA39.
El resto lo dejamos como está, tanto AVANZADO, SEGURIDAD y RESUMEN. Este último debe salir sin ninguna advertencia (triángulo amarillo con exclamación). Con esto, todo estará listo para poder mandarlo a imprenta sin problemas.
Una vez guardado, desde Acrobat Professional podremos comprobar si todo está correcto. En este vídeo se explica cómo hacerlo paso a paso:
